SISTEMA ERP: Como Garantir Dados mais Confiáveis

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Como gestor de uma empresa com Sistema ERP implantado, você pode ser questionado sobre a veracidade dos dados contidos no seu Sistema, ou de como garantir que os processos estejam livres de extravios de valores ou de fraudes por pessoas mal intencionadas.

A popularização da internet e a possibilidade de integração entre o ERP de sua empresa e os sistemas externos governamentais e de instituições financeiras, fazem com que ganhemos aliados para a redução de erros de dados no Sistema causados por erros operacionais, desvendando ações de fraudes e, ainda muito comuns, identificando erros cometidos por instituições externas.

A principal finalidade de integrar os Sistemas é mecanizar a troca de informações para agilizar e aumentdatabase-schema-1895779_640ar a confiabilidade do processo, uma vez que seu manuseio é isentado na maioria dos casos. Se na integração realizarmos a conferencia dos nossos dados com os dados de terceiros, podemos assegurar, com mais amparo, a veracidade das informações. Com este propósito, a SOFTING foi estimulada a investir na massificação de rotinas de integração nos controles de seu Sistema ERP.

A primeira integração implementada no Sistema SOFTING, foi em 1986, pelo Citibank, talvez o pioneiro a oferecer leitura dos arquivos de remessa para cobrança bancária. Em seguida, alguns segmentos adotaram a padronização EDI (Eletronic Data Interchange) para troca de dados entre fornecedores e clientes. Como não existia internet, as integrações eram feitas com processos em batch. Atualmente, instituições públicas e financeiras já disponibilizam serviços de integração ou consulta on-line.

Destacamos a seguir, alguns serviços de integração disponíveis:

CEP eletrônico:

De forma online, você pesquisa ou confere o endereço pelo CEP. Além de fazer a coleta dos dados de endereço para facilitar o cadastramento, o serviço pode ser usado para higienizar os seus cadastros, validando os endereços existentes no Sistema.

Consulta CNPJ:

Consulta online, pelo CNPJ, de alguns dados de uma pessoa jurídica, oferecido pela receita federal. Você pode agilizar o cadastramento do cliente, como também verificar a situação e a real existência da empresa.

Cobrança bancária:

Remessa e retorno de arquivos CNAB para registrar a cobrança bancária, deliberar instruções de cobrança e baixar automaticamente os títulos no banco de dados, dos pagamentos informados no arquivo de retorno.

Extrato bancário:

Arquivo de extrato disponibilizado pelas instituições financeiras, para conciliar as movimentações registradas na conta corrente do Sistema, com os lançamentos efetuados pelo banco. Com o Sistema, as divergências são apontadas e ficam pendentes até sua solução.

Cheques recebidos em custódia do banco podem ser baixados automaticamente no processo de conciliação, tornando seu controle simples e eficaz.

Extrato de pagamento de cartões:

Os extratos disponibilizados pelas administradoras de cartões podem ser usados para conferir as vendas efetuadas por esse meio. Essa conciliação certifica se a administradora está repassando, corretamente, os valores devidos nas datas e taxas contratadas. Com isso, evita-se o descontrole, e o gestor tem sempre atualizados os saldos a receber de suas vendas com cartão.

DDA – Débito Direto Autorizado:

É um sistema integrado entre os bancos, que permite ao usuário acessar todas as cobranças registradas contra a sua empresa. O Sistema ERP da SOFTING acessa as cobranças e confere com os compromissos assumidos no Sistema, assegurando que todos os pagamentos a efetuar sejam devidamente autenticados.

Sistemas de Pagamentos (Sispag, Pag-For e outros):

A integração é feita por troca de arquivos, onde a empresa envia o arquivo, informando a programação de pagamentos que deve ser realizada,  e o banco,  após a realização do processamento, informa os débitos efetuados e o Sistema baixa automaticamente os títulos.

À medida que a tecnologia de informatização vai se tornando cada vez mais popular e os serviços na nuvem vão se consolidando, os sistemas vão ampliando mais os controles, de forma a sobrepor o controle de terceiros. Um exemplo claro, são as informações fiscais dos contribuintes, que a Secretaria da Fazenda começa a ter controle: os impostos devidos são hoje possíveis de serem verificados pela entidade. Acreditamos que, em um prazo não muito longo, quando os sistemas tiverem um maior amadurecimento, os tributos devidos serão gerados diretamente pelo governo.

Hoje ainda é comum, sistemas de grandes corporações cometerem erros, o que nos obriga a conferir os dados entre as partes. Com os sistemas amadurecidos e invioláveis, e a civilização mais consciente, podem-se reduzir as desconfianças e passarmos a ter uma cadeia de sistemas adequadamente bem distribuída.

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