Toda empresa incorre em custos para oferecer seus produtos, quer sejam empresas industriais, comércios ou prestadores de serviços. Como a empresa visa ter lucros, de forma simplificada, podemos pensar na seguinte equação:

LUCRO = RECEITA – CUSTO 

(CUSTO aqui significa todos os tipos de gastos que a empresa desembolsa na sua operação)

Assim, se quisermos maximizar o LUCRO, devemos aumentar a RECEITA e ou reduzir o CUSTO, simples assim.

Sabemos que para aumentar a RECEITA, a empresa investe em  vendas, com o pessoal, marketing, propaganda, promoções, CRM, organização e outros meios que venham contribuir para o aumento de receitas da empresa.

No outro componente temos a redução de custos. Este é o principal papel do gestor de custos. Para isso ele deve conhecer profundamente cada processo ou atividade da operação da empresa para que  possa desempenhar seu papel com eficiência.

Como o gestor pode fazer isso?

Primeiro item básico: ele deve saber se a empresa está dando lucro ou prejuízo. Essa informação é provida pelo balanço da contabilidade financeira e para por aqui.

Ele deve conhecer também os concorrentes e o mercado, como preços praticados, diferenciais de produtos e outras informações que possam ser usadas para estabelecer as suas metas.

O gestor de custos, com estas informações em mãos, tem  o papel de tomar ações e modificar processos para minimizar os custos. Para isso ele precisa de um facilitador ou um sistema que disponibilize dados e informações que o oriente a tomar ações mais seguras e eficazes. A este facilitador denominamos de gestão de custos no sistema ERP.

Determinar os custos não é uma tarefa fácil. Diversos conceitos, métodos  e modelos foram estabelecidos para construir sistemas de custos.

Várias questões devem ser consideradas na implantação de um sistema de custos:

Dependendo do tipo de processo, determinados dados podem não ser apontáveis por não serem precisos ou por não serem práticas as suas medições;  então, estimativas  e aproximações devem ser usadas na determinação de custos.

A maioria dos sistemas ERP, por simplicidade ou até por desconhecimento, ignoram alguns tipos de componentes relevantes que impactam diretamente ou indiretamente no custo dos seus produtos ou clientes. Exemplos: depreciação de equipamentos alocados a determinados produtos ou clientes, valor investido no estoque de materiais utilizados por determinados produtos ou clientes e outros custos específicos de diferentes negócios.

Para determinar os custos absorvidos de custos ou despesas indiretas de forma aceitável, é recomendado o uso do método ABC (Activity Based Cost) para indústrias de produção não contínua.  Este método requer o uso de sistemas informatizados por envolver grande volume de processamentos, profundo conhecimento dos processos para estabelecer regras de absorções corretos e deve fazer parte de um sistema ERP por requerer uso de dados provenientes de diferentes departamentos da empresa.

Além disso, um modelo adequado a uma aplicação de negocio pode não ser adequado para outro tipo de negócio, o que acaba requerendo, na maioria dos casos, personalização do sistema para melhor atender  os anseios de informações de custos da empresa.

Um sistema de custos de um ERP deve fornecer diversas informações ao seu gestor, entre elas:

• Custo de um produto e margem de lucro ou a contribuição do produto no resultado da empresa.
• Custo de um cliente ou de um projeto e margem de lucro ou a contribuição do cliente ou projeto no resultado da empresa.
• Detalhes que compõe o custo do seu produto, incluindo os custos indiretos apropriados a ele.
• Distribuição do custo de uma atividade ou centro de custo nos produtos ou cliente.
• Comparativa de custos absorvidos de um centro de custo por produto ou cliente.
• Simular break-even ou  impactos com remoção de atividades, produtos ou clientes no resultado da empresa.

Com estas informações, o gestor tem mais segurança para tomar ações acertadas que permitem aumentar  a eficiência dos processos e consequentemente aumentar o resultado do  seu negócio.