Em muitos negócios, a eficiência em compras de materiais de insumos e matérias primas tem impacto direto na rentabilidade da empresa.

Todos sabem que não é incomum encontrarmos variações de preços de materiais no mercado com diferença percentual de até 2 dígitos.  Se o seu gasto com compra de materiais tem peso significativo na operação da empresa, vale a pena tratar este processo com maior carinho.

Você tem acompanhado constantemente os preços pagos, com o mercado?

Para não sair da zona de conforto, é comum uma empresa acomodar-se no processo de compra adotando sempre o mesmo fornecedor. E este por seu lado, não ajusta o preço às necessidades do mercado a seu favor, também para não sair da zona de conforto.

Você sabe se seu comprador está fazendo o melhor na sua competência?

Você disponibiliza ao seu comprador ferramenta que lhe dá produtividade no processo de seleção do melhor fornecedor?

Você tem como auditar uma compra feita no passado?  Ter um retrospecto do momento de quando foi feita a seleção do fornecedor com um clique, pode lhe poupar tempo na busca dos dados para investigação.

Sistema informatizado pode ajudar você a:

• Aumentar a produtividade do comprador no processo de compra, e na negociação e seleção do fornecedor. Tudo isso, usando mapa de cotação para padronizar o processo e facilitar o seu controle.
• Acompanhar os seus processos de compra de forma sistemática, alertando sobre as variações de preços não previstas, desvios significativos do preço pago, com as cotações do mercado.

Exemplo: Visualizar a evolução de preços indexados a uma taxa de correção monetária de um fornecedor e das cotações registradas.

Outros benefícios:

• Quando utilizado na empresa fabril, o módulo de compras integra com as áreas de planejamento, vendas, estoque e de produção, gerando a programação e planejamento de compras utilizando modelo MRP (Material Requirement Planning). Com planejamento e dados no sistema, as compras podem ser feitas eficientemente para gerar melhores resultados.
• Integrado com Recebimento de mercadorias, o relatório de índices de qualidade dos fornecedores é gerado automaticamente pelo sistema. Histórico acumulado de faltas, atrasos, pontualidade, qualidade ou índices de rejeição e de outros dados usados para avaliação e critérios de homologação. Estes relatórios são normalmente exigidos por programa de certificação e qualidade.
• Integrado com sistema Financeiro, o desembolso dos pedidos programados são projetados nos relatórios de fluxo de caixa.
• Integrado com sistema de Custos, os valores de aquisição são apropriados no custo dos produtos que são posteriormente apurados no demonstrativo de resultados.

O que é necessário fazer:

• Avaliar melhor o processo de coleta de cotação: (1) via lista de solicitação de cotação respondida por e-mail ou (2) preenchimento de cotações pelo fornecedor no seu portal. Desenvolver esta rotina para alimentar automaticamente o banco de dados para ganhar eficiência no processo. O resto deixa por conta de um bom programa de Compras no seu sistema ERP.